A postagem de sexta-feira foi sobre a busca por cortes orçamentários que não prejudicassem uma instituição ou sua missão. Cortes como esses são raros, mas existem. Dei alguns exemplos: eficiência energética para reduzir custos de serviços públicos, subsídios para pessoas que renunciam ao seguro de saúde da faculdade para utilizarem incentivos para cônjuges e reforma antecipada. (É certo que esta última pode ser bem ou mal feita.) Perguntei aos meus leitores sábios e mundanos se eles conheciam outras opções.
É bom saber que mesmo depois de algum tempo longe, ainda tenho os melhores leitores de todos os tempos. Oferecerei alguns destaques, juntamente com comentários quando apropriado.
“Seria necessário um trabalho muito pesado para mais faculdades e universidades eliminarem ou até mesmo reduzirem programas esportivos caros, mas financeiramente valeria MUITO a pena. A parte mais difícil seria mudar a cultura em torno da vida no campus e do apoio aos ex-alunos. Ambas as instituições, aliás, têm clubes esportivos prósperos e esportes intercolegiais mais baratos.”
Isso não ajuda muito no meu mundo particular, já que nunca tivemos futebol ou qualquer esporte terrivelmente caro, mas faz muito sentido em alguns outros contextos. (Lembro-me de uma época no início dos anos 90, quando eu estava na pós-graduação em Rutgers, quando o time de futebol estava 0-11. Perdeu muito dinheiro e todos os jogos. O campus… notou.) As questões difíceis aqui giram em torno da visibilidade e do apoio da comunidade. O Boston College não era de elite até o surgimento de Doug Flutie, e Gonzaga era bastante obscuro antes de seu lançamento no March Madness. Em termos de desportos de baixo custo, parecem ajudar na retenção. Terei que fugir e abordar “questões de contexto” neste caso.
“Vi seu artigo na IHE e, embora não tenha ideias para correções orçamentárias em grande escala, tenho uma pequena e excelente. Certa vez, trabalhei em um prédio onde os sistemas de aquecimento e resfriamento estavam tão quebrados (ou, às vezes, ajustados a tais extremos) que era sufocante no inverno e congelante no verão. Era tão desconfortável trabalhar lá que os funcionários ligavam ventiladores e abriam janelas no inverno e recebiam aquecedores no verão para tornar seu escritório suportável – então a universidade estava pagando eletricidade para aquecimento e resfriamento simultaneamente, durante todo o ano. Eu sei como é a minha conta de luz em casa hoje em dia – não consigo imaginar o quão alta ela é para uma universidade. Imagine quanto eles economizariam (sem mencionar o impacto para a sustentabilidade) consertando seus sistemas HVAC!”
Sim, sim, sim. O isolamento por si só pode ser um excelente investimento, antes mesmo de entrar nos sistemas mecânicos. Consertar o controle climático também traz benefícios colaterais: os aquecedores são notórios riscos de incêndio, e operá-los enquanto o AC está ligado (ou abrir janelas para neutralizar sistemas de calor hiperativos) tende a diminuir a opinião de todos sobre a competência da escola. Vale a pena acertar o HVAC (e não estou dizendo isso apenas porque temos um programa HVAC!). Para meu dinheiro, as bombas de calor são uma das melhores ideias que existem por aí.
“Quando possível, dê os principais presentes! As recompensas a longo prazo superam em muito uma melhoria rápida!”
Absolutamente. Uma das surpresas de ingressar na administração foi descobrir que alguns dólares são mais valiosos que outros. Os mais valiosos são os dólares operacionais. Eles pagam por custos recorrentes, como salários e serviços públicos. As doações podem converter dólares únicos em dólares contínuos.
Esta tem sido historicamente uma área de verdadeira luta para as faculdades comunitárias. Nosso setor recebe uma ninharia do apoio filantrópico privado que vai para o ensino superior como indústria. Precisamos melhorar muito, muito melhor nisso.
“Orçamentar o que é gasto, não o que é planeado… ‘orçamento de base zero’ é atualmente uma frase da moda e os presidentes gabam-se de a utilizar. Na verdade, trata-se apenas de financiamento inteligente. O desempenho passado é o melhor indicador do comportamento futuro – isto é verdade para os seres humanos e para os orçamentos.”
Principalmente, sim. O perigo do orçamento do tipo “use ou perca” é que os gerentes dos centros de custo encontram maneiras inteligentes/desperdiçadoras de usá-lo para não perdê-lo. E é importante ter uma folga no orçamento para imprevistos. Por exemplo, este ano o estado da Pensilvânia não conseguiu aprovar o orçamento que começou em julho até novembro. Tivemos de cobrir a sua parte através de reservas durante algum tempo e sofremos uma perda permanente na receita de juros que de outra forma teríamos obtido. Prever o comportamento futuro dos políticos é um empreendimento de alto risco (diz o Ph.D. em ciências políticas). Se acontecer de você atingir um ano excepcionalmente saudável e ainda sobrar algum para colocar nas reservas, conquiste a vitória.
“Sempre esteja em uma desaceleração nas contratações. Não apenas preencha uma vaga! Converse na linha de frente com sua equipe executiva antes de preencher a posição. Deixe os dados informarem se a posição for mantida, eliminada ou combinada/reposicionada. Use análises de programas acadêmicos; para assuntos estudantis e escritórios financeiros, use benchmarks do setor e indicadores-chave de desempenho. E não peça um congelamento de contratações… cada exceção corrói a confiança. Envolva todos os funcionários… peça às pessoas do departamento para fazerem a primeira análise – funcionários da linha de frente e professores sabem onde há eficiências. Muitas vezes, a decisão é tomada antes mesmo de chegar a um vice-presidente. Eliminar uma posição vaga é uma oportunidade de melhoria contínua. Sugiro que, na maioria das vezes… em alguns meses, você nem a perca.
Exceto pelas duas últimas frases, este é um procedimento operacional praticamente padrão neste momento. Concordo que medidas generalizadas – sejam cortes ou congelamentos – são quase sempre uma má ideia; eles tendem a congelar as alocações incorretas existentes em âmbar. E um “congelamento flexível” soa como lama. Ainda assim, pelo menos no meu mundo, alguns departamentos/escritórios foram reduzidos o suficiente ao longo dos anos, de modo que deixar cargos vagos causaria grandes lacunas no desempenho ou no serviço.
Para aqueles que pensam em termos geracionais, é possível interpretar a desaceleração nas contratações como uma transferência do fardo da austeridade para os jovens. Os possíveis funcionários não estão lá para se defender.
“As instalações são uma despesa enorme. Quando um novo prédio é inaugurado, planeje a manutenção preventiva… isso economizará milhares, senão milhões de dólares, na vida útil da instalação. Não deixe o novo prédio cair em um problema de manutenção adiada, como acontece com os prédios mais antigos em nossos campi. Crie um plano e cumpra-o!”
É verdade, embora seja mais fácil falar do que fazer.
“Negocie sempre um contrato! Nunca aceite a primeira ou segunda oferta de um fornecedor. E encontre maneiras de criar coalizões de compra locais ou regionais para reduzir custos de produtos ou serviços.”
Ah, vendedores. Eles estão por toda parte e podem ser enlouquecedores. Muitos produtos funcionam com o sistema A, mas não com o sistema B, ou deixam de fora elementos pequenos, mas importantes (como nosso ERP atual, que não permite que os alunos dupliquem o curso), ou prometem recursos futuros que nunca chegam, ou aumentam os preços quando você chega lá, ou são comprados por outras empresas que podem ou não ser o que você tinha em mente.
Ultimamente, alguns e-mails de acompanhamento de fornecedores têm se tornado estranhamente passivo-agressivos. Isso parece novo e muito indesejável. (“Bem, se você não se importa com a retenção de alunos…”)
Eu diria que provavelmente 20 a 30 por cento dos meus e-mails são solicitações de fornecedores. Pare com a loucura!
“Certifique-se de que seu escritório de desenvolvimento entenda as oportunidades de investimento na força de trabalho. A maioria das empresas tem dinheiro para ‘doar’ e para investimento na força de trabalho. Eles são tradicionalmente grupos diferentes. As conversas podem seguir em diversas direções com doadores e parceiros corporativos… certifique-se de que a equipe esteja adequadamente preparada para ambas as discussões.”
Fico feliz em dizer que estou muito à frente de você neste caso. Isso faz uma diferença tremenda. Para escolas que ainda não seguiram esse caminho, eu recomendo fortemente.
Obrigado aos leitores sábios e mundanos que se apresentaram! Claro, se você tiver uma boa ideia, nunca é tarde demais—deandad (arroba) gmail (ponto) com.
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