Antes de passar para a administração, eu não tinha ideia do quanto a administração envolve escolher entre fornecedores e trabalhar com eles. Provavelmente representam metade dos meus e-mails e quase todas as ligações no telefone do meu escritório.
Atribuo a onipresença dos fornecedores a algumas causas, embora provavelmente estejam faltando algumas. A primeira é a crescente complexidade do que temos que fazer. Na época em que os alunos se inscreviam nas aulas preenchendo fichas e entregando-as pessoalmente, provavelmente era razoável tratar da inscrição com alguns funcionários detalhistas. Agora que os estudantes querem poder inscrever-se on-line, a qualquer hora e em qualquer local, as faculdades precisam ser capazes de gerenciar a tecnologia que exige habilidades muito mais amplas e caras do que as que terão em seus funcionários. Dinâmicas semelhantes ocorrem em toda a instituição, seja no recrutamento, RH, avaliação, acompanhamento de subvenções, apoio a cursos online ou, o mais assustador e complexo de todos, a ajuda financeira.
Tarefas que antes eram muito mais simples tornaram-se mais complexas e as expectativas quanto ao tempo de resposta são muito mais exigentes. Tenho idade suficiente para me lembrar de quando as pessoas se candidatavam a empregos acadêmicos imprimindo cartas de apresentação e currículos e enviando-os pelo correio. Agora, o rastreamento de candidatos requer pacotes de software, e isso traz fornecedores.
Da mesma forma, é claro, os fornecedores apregoam “soluções” que prometem maior eficiência. Isso se traduz em custos operacionais reduzidos.& O argumento usual é que a automatização deste processo ou aquele irá “liberar” os funcionários para trabalhar em outras coisas.
Para ser justo, às vezes isso acontece. Anos de desinvestimento público forçaram a escassez de pessoal, pelo que os ganhos de eficiência são formas valiosas de lidar com a situação. Mas nem sempre é tranquilo.
Por exemplo, dizer que um sistema é “compatível” com outro é como dizer que uma pessoa é compatível com outra. Mesmo no cenário mais otimista, a comunicação entre sistemas é um pouco complicada. O “sinal” usual de um problema é quando você começa a ouvir a frase “teremos que fazer isso manualmente”. Os sistemas são construídos para casos de uso comuns e geralmente por pessoas que não os utilizam de fato. Casos de uso incomuns surgem inevitavelmente e as soluções alternativas começam.
As soluções alternativas funcionam razoavelmente bem até que haja rotatividade de pessoal ou um novo lote de atualizações de software. Às vezes é como mover um bloco baixo em uma torre Jenga.
E há falhas catastróficas, como o hack do Canvas na semana passada. Minha faculdade usa um concorrente do Canvas, então fomos poupados desse pesadelo, mas ter um LMS inteiro fora do ar uma semana antes dos exames finais é angustiante. Também está além do controle de qualquer faculdade. Podemos fazer o que pudermos em relação aos sistemas locais, mas num ambiente SaaS (software como serviço), se o serviço central for hackeado, não há muito que possamos fazer.
(Fiquei desapontado com a relativa escassez de cobertura noticiosa do ataque do Canvas. Afectou centenas de milhares de estudantes em todo o país num momento chave do semestre, mas fora das publicações comerciais, quase não chamou a atenção. O mesmo poderia ser dito dos efeitos da guerra do Irão na disponibilidade de fertilizantes; em poucos meses, poderia levar a um desastre evidente, mas está quase fora do radar agora. Tenho de me perguntar porquê.)
Quando um único fornecedor atende centenas ou milhares de faculdades, um ataque central pode causar danos em todo o país – o que não era possível na época das fichas.
A cada poucos anos, eu renovo esta proposta, e já faz um minuto, então vou tirar a poeira. Se uma grande instituição filantrópica quiser fazer uma diferença real no ensino superior – MacKenzie Scott vem à mente, mas é realmente uma bola ao ar – subscreva o desenvolvimento colaborativo de sistemas de software sem fins lucrativos. ERPs, LMSs, CRMs – tudo isso. Desenvolver sistemas que reflitam a realidade no terreno e partilhá-los a um preço suficientemente baixo para obtermos ganhos reais de eficiência. Doar para uma escola beneficia uma escola; o desenvolvimento desses sistemas beneficiaria escolas em todo o país. Entre custos de licenciamento mais baixos e uma maior adequação às tarefas, as escolas de todo o país libertariam fundos operacionais, que são o tipo de dinheiro mais importante.
Apenas certifique-se de incluir segurança adequada. Ninguém quer ver esse tipo de hack novamente.
Eu sei que não podemos voltar às fichas. Mas podemos fazer melhor do que isso.
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